1) Configuración Control Hércules Total

1.- ACCEDER A LA PLATAFORMA

Entra en www.controlhercules.com/plataforma-hercules, a continuación, pulsa en «ACCESO EMPRESAS» y accede a la plataforma con el usuario y contraseña de su cuenta.

2.- ENTRA CON TU CUENTA DE GOOGLE O REGISTRA UNA NUEVA CUENTA

Entra con tu cuenta Google si te registrastes por ella o entra a través de los campos correo y contraseña si te diste de alta con otra cuenta. 

3.- CONFIGURAR EL SISTEMA PARA EMPLEADOS EN PUNTO DE ACCESO

En primer lugar lo primero que te tendrás plantear es  ¿ Quiene de tus  empleados van a fichar a través de punto de acceso (PC)  y cuáles ficharán a través de sus móviles? Una vez los hayas separados y lo tengas claro, empezarás a configurar los empleados que ficharán en un Punto de Acceso (PC) :

NOTA ACLARATORIA: los empleados que ficharán por Punto de Acceso los da de alta el administrador de la empresa y los que vayan a fichar por el móvil se darán de alta ellos por la propia aplicación móvil de Control Hércules.

 

3.1-ACCEDA AL PANEL DE EMPLEADOS

En la plataforma Hércules, pulsa en el botón «EMPLEADOS» del menú lateral de la izquierda para acceder al panel de empleados.

3.2- AÑADE A TUS EMPLEADOS

Una vez dentro del panel de empledos, verás una lista con todos los empleados que estén dados de alta en la plataforma. Para añadir un nuevo empleado, pulsa en el botón «AÑADIR EMPLEADO».

A continuación se abrirá un formulario en el que deberá indicar el DNI, el nombre y apellidos del trabajador. El sistema generará automáticamente el PIN del empleado, el cual se recomienda que se entregue de forma personalizada, ya que este actuará como firma del trabajador para registrar las entradas, paradas y salidas de su jornada laboral.

NOTA: El PIN generado automáticamente lo puede editar y cambiar el administrador de la empresa, pero este siempre debe ser de 4 digitos como en las tarjetas de crédito. El empleado si quisiera cambiar de PIN tendría que solicitar el cambio al administrador. 

Creado los empleados, el siguiente paso será establecer los Punto de Acceso ( PC) que actuarán como punto de fichaje. 

3.3- ESTABLECER LOS PUNTOS DE ACCESO

autorizar punto de acceso Control HerculesA CONTINUACIÓN PARA DAR DE ALTA LOS PUNTOS DE ACCESOS, SE DEBERÁS IR A LOS PC QUE ACTUARÁN COMO PUNTO DE FICHAJE PARA SUS EMPLEADOS. 

Una vez hemos dado de alta a los trabajadores tendremos que autorizar los dispositivos que vayan a ser usados como puntos de fichaje por los empleados.

 En primer lugar, iremos a cada dispositivo y una vez en él, entraremos en www.controlhercules.com/plataforma-hercules, a continuación, entramos en «ACCESO EMPRESAS» y accedemos a la plataforma con el usuario y contraseña de nuestra cuenta.

NOTA IMPORTATE: Si usaste una cuenta de Google para registrate y darte de alta con Control Hércules, acuerdate de no guardar la contraseña en este PC,  para que los empleados no tenga acceso a la platorma hércules.

3.4- AUTORIZAR PUNTO DE ACCESO

En el panel de la izquierda, pulsa el botón «PUNTO ACCESO» (1), y a continuación, pulsa «AUTORIZAR» (2). Ya habrás establecido un Punto de Acceso en ese dispositivo.

3.5- GUARDAR PUNTO DE FICHAJE

Una vez autorizado el dispositivo como Punto de Acceso, automáticamente se abrirá la página de fichaje. Esta página SI deberás guardarla en favoritos para que los empleados puedan acceder directamente todos los días a golpe de clic. 

Para agregar la página de fichaje a favoritos en Google Chrome, ve al botón de HERRAMIENTAS (1), a continuación, pulsa en «MARCADORES» (2) y por último «AÑADIR ESTA PÁGINA A MARCADORES» (3).

NOTA IMPORTANTE:

Recomendamos que en el Punto de Acceso se utilice un navegador en el que no se borre el historial. Por ejemplo, si tus empleados usan habitualmente Google Chrome y borran el historial, recomendamos que el Punto de Acceso se cree en otro navegador como Firefox o Safari.

 

3.6- PROPORCIONA EL PIN A TUS EMPLEADOS

Una vez dados de alta a tus empleados y autorizados todos los Puntos de Acceso que hayas elegido, deberás proporcionar a tus empleados su PIN personal (personalmente, whatsapp, email, etc.) para que puedan fichar en los Puntos de Acceso que acabas de crear.

Nota: al crear el empleado, éste aparecerá por defecto en el estado de «SALIDA», es decir, la primera vez que fiche solo tendrá la opción de fichar como entrada.

4.- CONFIGURAR EL SISTEMA PARA EMPLEADOS MÓVILES

Bien ya has creado a los empleados que ficharán desde dentro de la oficina a través de Punto de Acceso (PC) , pero seguramente necites que otros fichen desde fuera y necesitarán para ello la app móvil.

Para ello a continuación, procederás a invitar a tus trabajadores. A través de dicha invitación tus empleados se podrán descargar la aplicación, darse de alta ellos mismos y asociarse a la empresa ( aceptando la invitación).

NOTA ACLARATORIA: a diferencia de Punto de Acceso en el que es el administrador el que tiene que dar de alta a cada empleado de forma manual, en el móvil los trabajadores son los que se dan de alta ellos mismos. El administrador sólo tendrá que supervisar los datos e introducirles su NIF para que estos puedan salir en los informes mensuales.

4.1- INVITAR A LOS EMPLEADOS

Para que un empleado pueda fichar desde la App de su teléfono, no es suficiente con que se descargue la aplicación móvil Control Hércules, sino que además deberemos enviarle una invitación. Para ello debemos entrar en el panel de «MÓVIL» o desde el panel «EMPLEADOS» indistintamente.

Elijamos la opción que elijamos, a continuación pulsaremos en «INVITAR EMPLEADOS»

4.2- ENVIAR LA INVITACIÓN

Copia el enlace de invitación que se ha creado y envíaselo al teléfono de tu empleado. Para más comodidad puede pulsar en los botones de «Whatsapp» o «Telegram» para que se envíe el enlace automáticamente mediante la correspondiente aplicación.

NOTA: Si usas el botón de «Email», no olvides pegar el enlace en el cuerpo del email.

4.3- INSTALACIÓN DE LA APP

Aprovecharemos la Invitación del empleado para facilitarle también el enlace de descargar la aplicación, ya sea Iphone o Android. 

Una vez enviada la invitación, tu empleado recibirá el enlace que le has enviado, pulsando en el enlace se le abrirá una pantalla con las instrucciones que debe seguir:

4.3.1.- Instalar la App de Control Hércules

En el enlace que le has enviado a tu trabajador, deberá pulsar en el botón correspondiente a su dispositivo (Android o Iphone) para que descargue e instale la aplicación Control Hércules.

 

4.3.2.- Darse de alta en la App

Una vez el trabajador instale la App, accederá a ella. La primera vez que lo haga, le pedirá que se registre como usuario. Tendrá dos opciones para darse de alta: 

1) Iniciar sesión con Google directamente y usar su correo personal gmail y contraseñas. 

2) Darse de Alta nueva. Utilizando en este caso un correo corporativo por ejemplo y las contraseñas que el considere oportuna. Dichas contraseñas tendrán que tener al menos 5 digitos. 

Cuando el empleado haya instalado la aplicación y se haya registrado, puede entrar en el sistema pero no estará asociado a ninguna empresa, NECESITARÁ ACEPTAR LA INVITACIÓN. 

4.3.3.- Aceptar la invitación

Para que el trabajador quede asociado a tu empresa y pueda empezar a fichar, deberá volver al enlace que le proporcionaste para descargar la invitación. En este mismo enlace debe pulsar en el botón «ACEPTAR INVITACIÓN». De este modo, el empleado quedará asociado a tu empresa.

Una vez tu empleado haya aceptado la invitación, ya puede acceder a la App para poder fichar. Por defecto, el trabajador comienza en el estado «SALIDA».

En el caso de las aplicaciones móviles de Control Hércules los empleados registrarán su jornada laboral simplemente a través de los BOTONES de «entrada», «parada», o «salida» de la propia aplicación.

Si se quisierá de más medidas de seguridad para verificar la autenticidad del personal que firma, se puede autorizar a los empleados a que fichen por datos biométricos. Esa autorización debe concederla el administrador de la empresa.

NOTA ACLARATORIA: El PIN es sólo para los empleados que fichan a través de Punto de Acceso (PC). La contraseña que se usa para darse de Alta en la app móvil de control Hércules, no es ninguna medida de registro laboral, sino simplemente una contraseña de usuario de la aplicación.

A medida que tus trabajadores vayan descargando la aplicación y aceptado la invitación que le has enviado al móvil, aparecerán en el panel «MÓVIL» en la Plataforma Hércules.

NOTA IMPORTANTE: Es responsabilidad del empresario supervisar los datos introducidos por el trabajador cuando se ha dado de alta por el móvil, ya que puede haberlos introducidos de forma incorrecta. Aprovecharemos esta supervisión de los datos de los empleados para añadirle el NIF si queremos que este se ofrezca en los informes mensuales.

5.- FINALMENTE ASIGNAMOS UN HORARIO LABORAL.

Aunque los trabajadores ya podrían fichar sus registros de entrada y salida sin haber asignado su jornada laboral, recomendamos asingar un horario a través de la plataforma Hércules.

Si asignamos el horario laboral a través de la plataforma Hércules podremos ver la diferencia entre las horas trabajadas y las asignadas de forma automática, siéndonos esto de gran ayuda para saber las horas extras y complementarias.

Recomendamos en este sentido que visite nuestro manual dinámico de cómo configurar un horario semanal y cómo configurar un horario mensual para sus empleados.