2) Configuración C.Hercules Total con Invitación

0.- INTRODUCCIÓN

Con Control Hércules Total puedes hacer que todos tus empleados se den alta a través de la aplicación móvil  y que estos también puedan fichar por Punto de Acceso, proporcionandoles el PIN que se han generado automáticamente con su proceso de alta móvil.

Para ello a continuación, procederás a Invitar a tus trabajadores. A través de dicha invitación tus empleados se podrán descargar la aplicación, darse de alta ellos mismos y asociarse a la empresa ( aceptando la invitación).

NOTA: A través de esta opción el Administrador de la empresa no da de alta a los empleados. El administrador sólo tendrá que supervisar que los datos proporcionados han sido introducido correctamente y aprovechará para introducir su NIF si quiere que este salga en los informes mensuales.

1.- INVITAR A EMPLEADOS.

Para que un empleado pueda fichar desde la App de su teléfono, no es suficiente con que se descargue la aplicación móvil Control Hércules, sino que además deberemos enviarle una invitación. Para ello debemos entrar en el panel del «MÓVIL» o desde el panel «EMPLEADOS» indistintamente.

Elijamos la opción que elijamos, a continuación pulsaremos en «INVITAR EMPLEADOS»

2.- ENVIAR INVITACIÓN

Copia el enlace de invitación que se ha creado y envíaselo al teléfono de tu empleado. Para más comodidad puede pulsar en los botones de «Whatsapp» o «Telegram» para que se envíe el enlace automáticamente mediante la correspondiente aplicación.

NOTA: Si usas el botón de «Email», no olvides pegar el enlace en el cuerpo del email.

3.- Instalación de la aplicación

Aprovecharemos la Invitación del empleado para facilitarle también el enlace de descargar la aplicación, ya sea Iphone o Android.

Una vez enviada la invitación, tu empleado recibirá el enlace que le has enviado, pulsando en el enlace se le abrirá una pantalla con las instrucciones que debe seguir:

3.1.- Descargar la App de Control Hércules.

En el enlace que le has enviado a tu trabajador, deberá pulsar en el botón correspondiente a su dispositivo (Android o Iphone) para que descargue e instale la aplicación Control Hércules.

3.2.- Darse de alta en la App

Una vez el trabajador instale la App, accederá a ella. La primera vez que lo haga, le pedirá que se registre como usuario. Tendrá dos opciones para darse de alta. 

1) Iniciar sesión con Google directamente y usar su correo personal gmail y contraseñas. 

2) Darse de Alta nueva. Utilizando en este caso un correo corporativo por ejemplo y las contraseñas que el considere oportunas. Dichas contraseñas tendrán que tener al menos 5 dígitos. 

Cuando el empleado haya instalado la aplicación y se haya registrado, puede entrar en el sistema pero no estará asociado a ninguna empresa, NECESITARÁ ACEPTAR LA INVITACIÓN

3.3.- Aceptar la invitación

Para que el trabajador quede asociado a tu empresa y pueda empezar a fichar, deberá volver al enlace inicial en el que le invitaste a la aplicación. En este mismo enlace debe pulsar en el botón «ACEPTAR INVITACIÓN». De este modo, el empleado quedará asociado a tu empresa.

Una vez tu empleado haya aceptado la invitación, ya puede acceder a la App para poder fichar. Por defecto, el trabajador comienza en el estado «SALIDA».

En el caso de las aplicaciones móviles de Control Hércules los empleados registrarán su jornada laboral simplemente a través de los BOTONES de «entrada», «parada», o «salida» de la propia aplicación.

Si se quisierá de más medidas de seguridad para verificar la autenticidad del personal que firma, se puede autorizar a los empleados a que fichen por datos biométricos. Esa autorización debe concederla el administrador de la empresa.

NOTA ACLARATORIA: El PIN es sólo para los empleados que fichan a través de Punto de Acceso (PC). La contraseña que se usa para darse de Alta en la app móvil de control Hércules, no es ninguna medida de registro laboral, sino simplemente una contraseña de usuario de la aplicación.

A medida que tus trabajadores vayan descargando la aplicación y aceptado la invitación que le has enviado al móvil, aparecerán en el panel «MÓVIL» en la Plataforma Hércules y ya podrán empezar a fichar su jornada a través de los BOTONES de la aplicación móvil. 

NOTA IMPORTANTE: Es responsabilidad del empresario supervisar los datos introducidos por el trabajador cuando se ha dado de alta por el móvil, ya que puede haberlos introducidos de forma incorrecta. Aprovecharemos esta supervisión de los datos de los empleados para añadirle el NIF si queremos que este se ofrezca en los informes. 

4.- RESTRINGIR PERMISOS PARA FICHAR DESDE EL MÓVIL

De esta forma, ya tendrás a todos tus trabajadores dados de alta, y todos podrán fichar desde sus teléfonos móviles.

Si quieres que determinados trabajadores NO fichen desde su móvil deberás editar los permisos de los trabajadores.

4.1. EDITAR PERMISOS EMPLEADOS

Desde el panel de Administración de la Plataforma Hércules, pulsa en «EMPLEADOS» y, a continuación, en el icono del lápiz del empleado al que quieras restringir su forma de fichar

A continuación, en la pestaña «AUTORIZACIÓN», desmarca la opción de fichaje desde el móvil

NOTA: por defecto en Control Hércules Total tendrá permiso para fichar tanto en Punto de Acceso como desde el móvil.

5 – COMUNICAR PIN PARA FICHAR DESDE PUNTO DE ACCESO

Una vez que hayas restringido la posibilidad de fichar desde el móvil a alguno de sus empleado, deberás proporcionarle el PIN generado automáticamente a los empleados que quieres que fichen desde un PC como Punto de Acceso.

Como he comentado esos PIN se generán de forma automática e irán apareciendo en la lista de empleados. Deberá elegir un método de comunicación personal para informarle de su PIN, ya que este actuará como la Firma para la entrada, parada y salida de su jornada laboral.

NOTA: dependiendo de si hemos restringido a los empleados para que fichen en el móvil, los empleados podrán fichar su jornada por ambos sitios ( PC y móvil).

NOTA IMPORTANTE: en la lista de empleados, deberás también supervisar que los datos que han proporcionado sus trabajadores al registarse han sido introducido correctamente, (nombre, apellidos ) así como introducir su DNI si queremos que aparezcan en los informes.