3) Configuración C.H.Total a través de QR

1.- INTRODUCCIÓN

Para instalar y configurar Control Hércules Total existen dos caminos.
La forma mas general es dando de alta a los empleados a través de la Plataforma Hércules a aquellos empleados que queremos fichen por el navegador de los PC y luego enviarle una invitación a los empleados que queremos que fichen por el móvil para que fichen a través de la aplicación. Usamos dos canales para dar de alta.
Esta forma de proceder se explica en el apartado Configuración e instalación de Control Hércules Total, que podéis encontrar en la gestión del manual dinámico.
El otro camino que expongo a continuación es una forma más específica, ya que se trata de dar de alta a todos los empleados a través de la app móvil, estableciendo un Punto de Acceso como forma de invitación. Usamos sólo un canal para dar de alta. 
NOTA IMPORTANTE: para poder hacer todo esto, es necesario haberse dado de alta en una cuenta de Control Hércules Total .

2.- ESTABLECER PUNTO DE ACCESO

autorizar punto de acceso Control Hercules

PARA DAR DE ALTA LOS PUNTOS DE ACCESO, DEBE IR UNO A UNO A LOS PC QUE ACTUARÁN COMO PUNTO DE FICHAJE PARA SUS EMPLEADOS.

En primer lugar, iremos a cada PC y una vez en él, entre en la página web de Control Hércules y vaya a la parte superior donde pone Plataforma Hércules . A continuación, pulsa en «ACCESO EMPRESAS» y accede a la plataforma con el usuario y contraseña de su cuenta.

O también puede acceder directamente en cada PC mediante la siguiente dirección web: www.controlhercules.com/plataforma-hercules.

Para establecer un punto de acceso, deberemos.

NOTA IMPORTATE: Si usaste una cuenta de Google para registrate y darte de alta con Control Hércules, acuerdate de no guardar la contraseña en este PC,  para que los empleados no tenga acceso a la platorma hércules.

2.- AUTORIZAR PUNTO DE ACCESO

En el panel de la izquierda, pulsa el botón «PUNTO ACCESO» (1), y a continuación, pulsa «AUTORIZAR» (2). Ya habrás establecido un Punto de Acceso en ese dispositivo.

3.- GUARDAR PUNTO DE FICHAJE

Una vez autorizado el dispositivo como Punto de Acceso, automáticamente se abrirá la página de fichaje. Esta página SI deberás guardarla en favoritos para que los empleados puedan acceder directamente todos los días a golpe de clic. 

Para agregar la página de fichaje a favoritos en Google Chrome, ve al botón de HERRAMIENTAS (1), a continuación, pulsa en «MARCADORES» (2) y por último «AÑADIR ESTA PÁGINA A MARCADORES» (3).

NOTA: Estos pasos deberemos repetirlo en todos los PC que vayan a actuar como Punto de Acceso para que los empleados puedan fichar. 

NOTA IMPORTANTE: Recomendamos que en el Punto de Acceso se utilice un navegador en el que no se borre el historial. Por ejemplo, si tus empleados usan habitualmente Google Chrome y borran el historial, recomendamos que el Punto de Acceso se cree en otro navegador como Firefox o Safari.

5.- UTILIZAR CÓDIGO QR PARA DESCARGAR LA APP

A continuación, todos los trabajadores deberán ir al Punto de Acceso que acabas de crear y con sus teléfonos móviles, leer el código QR que aparece en la pantalla de fichaje. Con este código QR, se descargarán la app de Contro Hércules y estarán invitados para empezar a fichar.

5.1. Descargar la app de Control Hércules

5.2. Darse de Alta

Una vez el trabajador instale la App, accederá a ella. La primera vez que lo haga, le pedirá que se registre como usuario. El empleado puede registrarse directamente a través de su cuenta de Gmail de Google, INICIANDO SESIÓN CON GOOGLE o bien crear una expresamente para ello, dandose de «ALTA NUEVA. Para ello tendrás que indicar un correo electrónico y la contraseña que desee.

Una vez el trabajador instale la App, accederá a ella. La primera vez que lo haga, le pedirá que se registre como usuario. Si está usando Android, puede acceder con su cuenta de Google pulsando en el botón «INICIAR SESIÓN CON GOOGLE»; o si lo desea, puede crear un «ALTA NUEVA» indicando un correo electrónico y la contraseña que desee, así como su nombre y apellidos.

Cuando el empleado haya instalado la aplicación y se haya registrado, puede entrar en el sistema pero no estará asociado a ninguna empresa, NECESITARÁ ACEPTAR LA INVITACIÓN. 

5.3. Aceptar la invitación. 

Para que el trabajador quede asociado a su empresa y pueda empezar a fichar, deberá volver al enlace inicial en el que le invitaste a la aplicación. En este mismo enlace debe pulsar en el botón «ACEPTAR INVITACIÓN». De este modo, el empleado quedará asociado a tu empresa.

Una vez tu empleado haya aceptado la invitación, ya puede acceder a la App para poder fichar. Por defecto, el trabajador comienza en el estado «SALIDA».

A medida que tus trabajadores vayan descargando la aplicación y aceptado la invitación que le has enviado al móvil, aparecerán en el panel «MÓVIL» en la Plataforma Hércules y ya podrán empezar a fichar. 

NOTA IMPORTANTE: Es responsabilidad del empresario supervisar los datos introducidos por el trabajador cuando se ha dado de alta por el móvil, ya que puede haberlos introducidos de forma incorrecta. Aprovecharemos esta supervisión de los datos de los empleados para añadirle el NIF si queremos que este se ofrezca en los informes.

6.- RESTRINGIR PERMISOS PARA FICHAR DESDE EL MÓVIL

De esta forma, ya tendrás a todos tus trabajadores dados de alta, y todos podrán fichar desde sus teléfonos móviles.

Si quieres que determinados trabajadores NO fichen desde su móvil deberás editar los permisos de los trabajadores.

6.1. EDITAR PERMISOS EMPLEADOS

Desde el panel de Administración de la Plataforma Hércules, pulsa en «EMPLEADOS» y, a continuación, en el icono del lápiz del empleado al que quieras restringir su forma de fichar

A continuación, en la pestaña «AUTORIZACIÓN», desmarca la opción de fichaje desde el móvil

NOTA: por defecto en Control Hércules Total tendrá permiso para fichar tanto en Punto de Acceso como desde el móvil.

7 – COMUNICAR PIN PARA FICHAR DESDE PUNTO DE ACCESO

Una vez que hayas restringido la posibilidad de fichar desde el móvil a alguno de sus empleado, deberás proporcionarle el PIN generado automáticamente  a los empleados que quiere que fichen desde un PC como punto de acceso.

Como he comentado esos PIN se generán de forma automática e irán apareciendo en la lista de empleados. Deberá elegir un método de comunicación personal para  informarle de su PIN ya que este actuará como la Firma para la entrada, parada y salida de su jornada laboral.

NOTA: dependiendo de si hemos restringido a los empleados para que fichen en el móvil, los empleados una vez proporcionado el PIN podrán fichar su jornada por ambos sitios ( PC y móvil). 

NOTA IMPORTANTE: en la lista de empleados, deberás también supervisar que los datos que han proporcionado sus trabajadores al registarse han sido introducido correctamente, (nombre, apellidos ) así como introducir su DNI si queremos que aparezcan en los informes.